九段秘书

有一位我辅导的刚毕业的大学生，这么对我说：

上周我去了一家装饰公司，上班的第二天他们就把我调去做老板秘书
，每天就是帮老板泡泡茶,打打文件,还有应酬，
我想,我还是很不适合做这样的秘书工作，第三天我就辞职了~

这位大学生给我一些启示：

1、大学生的通病在于，把自己看的很高，不清楚自己的位置

2、我布置作业给这位大学生，也有布置作业给其他的管理人员，很明显，有经验的管理人员很积极很认真地完成作业，执行力很强，而大学生则是“做了一点”

3、秘书的岗位要做好其实很不容易，我翻出来九段秘书一文，共享给大家。

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九段秘书
 　模拟测试：总经理要秘书安排会议
　　总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。看看你能得几段？
　　一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
　　二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
　　三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
　　四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
　　五段秘书的做法：细准备--发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
　　六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
　　七段秘书的做法：发记录--会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
　　八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
　　九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！